在OA系统中进行表单版本管理是海钛瑞OA办公自动化系统一个特色，是为了适应随需而变办公需求而设计。
一、什么是版本管理
     比如传统纸质表单应用是先在Word/Excel等软件中设计好标准格式，然后打印/印刷出来供使用人员手工填写，如下是《费用报销单》第一次的格式，另外还有一份《财务管理制度》的文档来规范这个单据的填写。
 
       如果这个格式表格印刷了10000份，已经填写了9500份，还剩下500份，已经填写的财务归档保存，未填写的存仓库保存。
当我们需要对这个纸质表单格式要增加/减少填写内容时，需要重新在电脑中设计一个新的版本格式，修改《财务管理制度》，然后再打印/印刷出来供使用人员手工填写。比如变成如下格式，称之为第二次使用的格式。印刷了10000份存，在某个日期开始使用。
 
       这样就有了两种不同格式的表单需管理，财务需要归档第一次、第二次使用过的表单，仓库需要保管第一次、第二次的表单。

从上我们可以看出表单是不可以随意变更的,OA办公系统中对这个变更进行一定的管控，我们称之为版本管理。

 

二、传统纸质表单的电子化
       在将传统纸质表单的电子化时需要深入分析，电子化的表单有无需再打印出来填写，无需人工拿着纸质表单在各办公室找领导签名的特点，因此传统纸质表单需做一些优化调整才能适应电子化。

 

三、OA系统中的表单
       经过对传统的纸质表单的分析，我们将表单中填写格式部分称之为【模板】，通过【模板设计】进行格式设计，实现同纸质表单基本一致的填写格式，另外增加了【版本管理】和【流程图】功能来实现对传统表单的电子化。一个电子表单由【版本管理】来关联【模板】和【流程图】

 

四、OA系统中的电子表单制作
1.模板格式定义
a.新建模板
       模板名称: 需要一个唯一的名称，可使用表单名称+版本号，例如: 《费用报销单V1》,升级后可以为《费用报销单V2》
       模板描述: 做一些简要说明，比如由哪个部门提出的需求，为什么要升级(模板升级时)。
       应用类别：表单自定义B(表单自定义B、表单自定义)，选最新的，后续可能有表单自定义C….

 

b.模板操作
       修改模板:对未【启用】的模板进任意修改。
       复制: 将模板复制生成为一个全新的模板，同原模板没有任何关联。
       禁用: 禁用后模板将不能使用。
       删除模板: 对于没有使用过的无用模板进删除，不可恢复。
       修改格式: 仅可以进行文字、排版式样修改,不能对控件类型、长度进行修改，然后点【保存】，
       模板升级: 对已经【启用】的模板进行升级为一个新的模板，数据同旧模板共享。

 

2.流程设计
a.新增表单
        ISO编号: 如果企业通过了ISO标准化认证一般都有个编号，没有编号就手动编一个。    
        名称: 正确命名，做望名知义。不能重复。
        描述: 做一个简要说明，以便后续理解。
        管理类别: 表单、公文、邮件。用于分类显示。    
        状态: 初始、启用、失效。建立时选择【初始】，模拟测试通过后修改为【启用】，不再使用 修改为【失效】
        发布到:不发布、发布。一般选【不发布】，如果模板中有【收件人】，在流程审核同意后需要发送给【收件人】，则选【发布】。
        表单正式使用需将表单的【状态】和有且只有一个版本为的【状态】为【启用】。

 

b.版本管理
       选中表单，点【版本管理】进入到【版本列表】，新增版本填写相关信息，绑定模板。

 

c. 版本状态
       设计:初始状态，绑定的模板可以修改。
       测试: 测试状态，系统将创建存储实体表，生效模板中变更的控件，改变模板的状态为【测试】。可以对流程进行模拟测试，以 

               验证设计是否正确，具体参阅《OA工作流(流程模拟测试)》、《工作流中表单模板与流程要注意的几个问题》。
       启用: 启用后普通用户才能在【表单应用】显示授权的用户表单，改变模板的状态为【测试】。
       作废: 停止使用当前的版本，不改变模板的状态。
       状态的生命周期【设计】-->【测试】-->【启用】-->【作废】，【设计】-->【测试】-->【设计】-->【启用】-->【作废】。

 

d.流程图设计
       具体参阅《OA办公自动化系统之工作流引擎》、《海钛瑞OA工作流程设计器》、《流程设计实例(个人任务联络单)》。

 

3.对版本为【启用】状态的表单的变更
无需进行版本升级的情形(只要符合以下情形之一)
a.只变更表单格式
       在【模板列表】中选中要修改的模板,点【修改格式】进入模板设计器，进行文字、排版式样修改,不对控件类型、长度进行修改，然后点【保存】，成功保存后，修改后模板立即生效，其它地方不用做任何变更。

 

b.只做流程图调整
      在【版本列表】中选中要修改的版本，点【属性】【流程图】【设计流程】进入流程设器，对流程图的位置、文字说明进行调整，最后点【保存】。

 

必须进行版升级情形(只要符合以下情形之一)
c.对控件类型、长度进行修改

       如果要需对控件类型、长度进行修改，增加新的控件或删除现有控件。在【模板列表】中选中要修改的模板,点【模板升级】进入模板设计器，将模板名称后面加上版本号比如”费用报销单V2”,此时就基本等同于第一版的操作，但是控件类型变更有所限制，整型、浮点型可以变为字符型，反之是不可以的。然后点【保存】，并不能立即生效。进入到表单的【版本列表】新增或升级版本，在【基本资料】的模板号中选择升级的“费用报销单V2”模板，其它操作同第一版相同，根需要设置好相应的参数、流程图。返回版本管理，将V2版的状态由【设计】变更为【测试】，进行模拟测试，测试通过，将V1版状态由【启用】变更为【作废(停用)】,V2版状态由【测试】变更为【启用】。

 

d. 变更流程图中的步骤(增加或减少)

       如果只需要变更流程图中的步骤(增加或减少)，流转条件，模板没有升级。进入到表单的【版本列表】新增或升级版本，在【基本资料】的模板号中选择升级的“费用报销单V1”模板，其它操作同第一版相同，根需要设置好相应的参数、流程图。返回版本管理，将V2版的状态由【设计】变更为【测试】，进行模拟测试，测试通过，将V2版状态由【启用】。

 

4.表单模板流程变更的影响
       系统的设计是各版本之间互不影响，新旧版本无缝切换，不影正在运行的流程。