在这个时间就金钱,效率就是生命的时代,OA办公系统对中小企业的发展越来越重要了,通过信息技术来提升办公效率迫在眉睫,如何来选择一套适全企业自身的产品摆在CIO的面前,大部分中小企业还处在信息化开始阶段,各路专家纷纷支招,有的说协同办公系统要量体裁衣,鞋要合脚,而不是削足适履,有的说麻雀虽小但五脏具全,OA办公软件产品也要功能全面。现实现在OA提供商众多,价格从0元到数万元、数十万元、数百万元的都有,而企业本身又缺经验,导致不知如何是选择。在此可以参考几下几方面。
一是为了降低风险、降低成本,首先下载一套免费OA办公自动软件系统回来学习使用,结合企业自身的需求,搞明白那些业务可以在系统中使用,那些是急需的,那是无关紧要的,毕竟一套系统不能解决所有问题。做知己知彼,为后期真正的选型做足准备。
二是要搞清楚企业的未来发展规划,短期的、中期的、长远的,然后做出软件系统三到五年使用规划,太短或太长都不适宜,太短的话可能是刚解决昨天需求,今天又冒出新的解决不了,太长的话,企业的需求变数太多,规划就会变成了资源的浪费。
三是如果企业的规模尚不大时,IT人员预算不足时,可以选易用高,复杂度小,功能还算强大,比如说常用的工作流能满足绝大部分的表单公文流转。就可以考虑选用。
四是切记不要浪费,有的OA系统功能模块达到数百个,销售人员经常以一此看似合理的理由推荐一些用不上的模块,无形增加企业的成本。
五是不要被花哨的界面迷惑了,就像街头遇见美女一样,一眼就看上了话,后面就可能就是无尽烦恼,因为OA办公系统是不能退货的,
以上是开始办公信息化系统建设初始阶段,对于如何选择OA办公系统软件有一定的参考意义,当然还有一些其它因素,但只要企业事业单位不是为了政绩工程,面子工程,而是从实际出发,不盲目跟风,科学决策,OA办公自动化系统最终都将更好的服务于企业发展。